ストレスが積み重なってもう出社したくない、上司の顔を見たくない、強硬な引き留めに合うと思うから対面は難しい – そんな事情から退職を電話で申し出たいという方もいらっしゃるでしょう。
実際、退職を電話で伝えて成功している方もいらっしゃいますが、何の準備もせずに勢いだけで電話すると失敗するのが目に見えています。この記事では、退職を電話で申し出るときの正しい伝え方をはじめとして、あらかじめ知っておきたいポイントをまとめて解説します。
そもそも電話で退職の意志を伝えることは法律的に可能？
雇用期間に定めのない正社員であれば、法律的に「いつでも退職が可能」と定められています。
第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
引用元：e-Gov法令検索
一方で法律的に、退職の方法についての指定はありません。直接出社して話そうが、電話で伝えようが問題ないわけです。
ただし、会社から引き留め等に合う可能性は高い
いくら法律的には退職が可能であっても、会社側にも言いたいことがあるでしょうから、「はい、そうですか。」と電話でスムーズに退職できる可能いは低いです。あらかじめ引き留め等にあうことを想定して、準備しておきたいものです。
以下、電話で退職を申し出るときにおさえておきたいポイントと伝え方を解説します。
【伝え方を見る前に】退職を電話で伝えるときにおさえておきたいポイント
退職を電話で伝える際は、あらかじめいくつかのポイントを把握しておかないと、退職に失敗するなどのリスクが大きくなります。会社とうまく話せず、相手に丸め込まれてしまうかもしれません。
そこで、ここでは退職を電話で伝えるときにおさえておきたいポイントをまとめて解説します。
直属の上司に伝える
電話で伝える場合に限りませんが、退職したい旨を最初に伝えるべきなのは直属の上司です。それが正しいルートなので、他の担当者に伝えようとすれば「まずは直属の上司に言って」と促される可能性が高いですし、他の担当者に伝えると直属の上司が管理責任を問われることにもなります。
直属の上司に伝えるのが難しいなら人事担当への連絡も可
とはいえ直属の上司側に原因があって（高圧的で話したくない等）、難しい場合もあるでしょう。
そんなときには、人事担当へ連絡してその旨を伝える手もあります。直属の上司と話したくない理由をきちんと説明できれば、それが退職の理由の1つともとらえられるため、退職の交渉をうまく進めやすくなるというメリットもあります。
最初に退職の意志が固いことを伝える
電話での退職交渉を確実にすすめるための、最も大切なコツは退職の意志が固くて揺らぎようがないことを最初に示すことです。引き留める隙がないことを相手が理解すれば、スムーズに話が進みやすくなります。
電話をしたら、最初に「●●の理由で退職させてください」とはっきり伝えることが重要。この辺を濁してしまったり遅れたりすると、それだけスムーズに退職しにくくなるよ。
転職先の目星がついているなら、それを伝えるのも有効
退職した後でないと転職できないのは当然ですが、転職先に目星がついているならその旨を伝えるのも効果的です。あなたの退職意志が固いことの客観的な証明となるため、会社側も無理に引き留めようとし辛くなります。
引き継ぎを求められたら、最低限の対応はする
電話で退職を申し出る際、よく言われるのが「少なくとも引き継ぎがすむまでは残って欲しい」ということです。会社としても、あなたがいなくなると仕事に支障が生じるわけですから、無理な言い分ではありません。
そうならないためにも、できれば電話で退職する前に、可能な限りあなたがいなくても仕事に支障がないように引き継ぎをすませておきたいものです。引き継ぎのためのマニュアルを、少しずつ書き溜めておくのもよいでしょう。
それらが難しいのであれば、退職の電話をしたあとに、引き継ぎに必要な事項を簡単にまとめたテキストやメモをメールや郵送で会社へ送るなど、最低限の対応はするようにしましょう。
退職理由の説明は慎重に
退職したいことを伝えれば、当然「なぜ退職するのか」理由を聞かれることになります。ただし退職理由の説明は慎重にしなくてはなりません。
たとえば「もっと自分に合う仕事がしたい」「給与や待遇に不満がある」と伝えれば、「じゃあ配置転換を考えよう」「待遇の改善を検討するよ」といった引き留めの口実を相手に与えることになります。
それでも、あなたが退職の意志が変わらないことを伝えられる自信があるなら、きちんと理由を伝えられた方が気持ち的にもすっきりするでしょう。「転職先が決まっている」といった、相手が止めようがない理由なら、そのまま伝えてもかまいません。
相手に引き留めを断念させる程の理由ではなく、かつ、相手の引き留めを避けたいなら「一身上の都合です」で通すのが無難です。「一身上の都合」なら、相手も引き留めようがありません。
有給の交渉をする
有給の取得は労働者に与えられた権利です。仮に社則等で有給の取り方に指定があったとしても、会社側に拒む権利はありません。
電話で退職を伝える場合にも、残った有給分はしっかり取得する旨を伝えるようにしましょう。「今月は有給の残りをあてて出社しません。」といういい方もOKです。
就業規則に有給の取り方について指定があったとしても、有給の消化は労働者の権利だから、その権利の方が優先される。
直属の上司が取り合わないなら、相談先を人事部に変えよう。それも無理なら「労働基準監督署に会社が有給を取らせてくれないと言いますね。」と伝えよう。
それだけでも十分に効果があるよ。
診断書の提出を求められたら
体調不良が理由で退職する場合、体調不良で働けない証拠として、医師の診断書の提出を会社から求められる必要があります。
診断書の提出自体は義務ではないため拒否できないわけではありませんが、できるだけ円満に退職するためにも言われる前に用意しておくのが無難です。
体調不良が原因で退職が必要な客観的な証明にもなることから、言われる前に提出してしまえば相手もより引き留めにくくなります。
ちなみに診断書の価格は、決まりはなく医療機関によって異なりますが、おおよそ2,000円から高くて1万円程度です。
受け取るべき書類についての確認をする
退職の際は、基本的にいくつかの書類を受け取ることになります。その書類がないと、あとから困ることになるので電話で退職を伝える際は必ず確認しておくようにしましょう。それぞれの書類は、基本的に郵送で送ってもらいます。
具体的に受け取るべき書類は以下の通りです。
| 離職票 | 失業保険を受け取る際に必要となる。 |
| 雇用保険被保険者証 | 雇用保険の加入者であることを証明する書類。転職先の会社に提出する必要がある。 |
| 年金手帳 | 国民年金・厚生年金の被保険者であることを証明する手帳。会社に預けている場合は、返却してもらう必要がある。
※そもそも会社に預けていない場合もある。 |
| 源泉徴収票 | その年の給与やボーナス、退職金の支給額、およびそこから差し引かれた所得税の金額がまとめられた書類。年をまたがずに転職する場合には、転職先に提出する必要がある。
一方、同じ年に転職しない場合は、その書類を使って自分で確定申告を行う必要がある。 |
| 退職証明書 | 退職したことを証明する書類。退職証明書の発行は退職元の会社が行うが義務ではない。ただし古くからある会社等、転職先によっては提出を求められることがあるので、もらっておいた方が無難。 |
会社への返却物は郵送する旨を伝える
健康保険証や社員証は、会社へ返却しなくてはなりません。それ以外にも、パソコンや制服等を会社から借りている場合返却が必要です。会社へ行って返却しても構いませんが、出社したくないのであれば、郵送で返却してもよいでしょう。
なお「郵送での返却は受け付けない」と言われる場合もありますが、出社して返却しなくてはならない義務はないので、丁寧にお断りして構いません。
即日での退職も場合によっては可能
雇用期間に定めがない正社員の場合、2週間前に申し出れば退職ができることになっています。
第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
引用元：e-Gov法令検索
電話で退職を申し出る場合、今日から出社しない→今月の残りは有給に充てる、もしくは欠勤扱いにしてもらう、という方法で実質的に即日退職することも可能です。
また会社が認めてくれれば実際に即日退職をして明日から転職先で働くということもできます。
会社としては、あなたを在籍させておくことで社会保険等の費用を支払わないといけないので、それを嫌って即日での退職を認めてくれる場合もあります。
※
契約社員やアルバイトも、会社が認めてくれれば即日で退職は可能です。くわしくは以下記事で解説しているので興味があればご覧ください。
電話での退職の伝え方【例文】
電話で退職するにしても、どう話せばよいか迷うところですね。ここでは、どのように電話で退職を伝えるとよいか、参考となる例文を紹介します。
最もベーシックで失敗のない例文
以下、退職理由を「一身上の都合」として伝える場合の例文です。簡潔でかつ隙がないので、会社側から引き留めにくいのが特徴です。
お疲れ様です、○○です。お忙しいところ申し訳ございませんが、お伝えすべきことがありお電話いたしました。
急な連絡となり恐縮ですが、一身上の都合により退職させていただきたいと考えています。本来なら出社してお伝えすべきですが、事情があり電話での連絡となり大変申し訳ございません。
体調不良を理由にする場合の例文
体調不良で欠勤が続いている場合の例文です。
お疲れ様です、○○です。お忙しいところ恐縮ですが、お仕事の件でお伝えしなければならない件がありお電話いたしました。
このところ体調不良でお休みをいただいておりましたが、医師によると長期的な治療が必要であり、しばらく仕事をしてはいけないとのことでしたので退職させていただきたく存じます。
今も体調が悪く出社できないため電話での連絡となってしまったこと、誠に申し訳ございません。また、このところ体調不良で欠勤が続いておりました上で、こういった結果になったことも申し訳なく思っております。
前述したように、会社から診断書の提出を求められる可能性もあります。その場合は応じた方が無難です。診断書の提出自体は義務ではないものの、断れば「本当に退職が必要なのか」と疑われる可能性があります。
育休中に退職する場合の例文
育休中に退職する場合の例文です。
お疲れ様です、○○です。お仕事の件で相談させていただきたく、電話を差し上げました。
育休中のところ恐縮ですが、育児に専念したいため退職させていただきたく存じます。本来なら出社してお伝えすべきところですが、子供を預けておく場所がなく電話での連絡となったことお詫び申し上げます。
育休前には、いろいろと配慮いただいたなか、このようなかたちとなり誠に申し訳ございません。
育休前に、会社が気を遣ってくれていた場合には、そのお礼も忘れないようにしましょう。円満に退職するためのコツです。
想定される会社側のトークと切り返し方・伝え方
会社側から言われることを想定して、その切り返し方をイメトレしておくと、よりスムーズに電話で退職しやすくなります。以下、よくあるパターンをいくつかあげるので、参考にしてください
一度出社するように指示されるケース
出社を求められたら、退職の意志は変わらないこと、事情があって出社できないことを伝え人事担当の方とメールなどで連絡をとる旨を伝えましょう。（その「事情は何か」聞かれたら「私的な理由です」等でかまいません。）
誠に恐れ入りますが、仮に出社しても退職の意志は変わりません。退職届は郵送でお送りします。また事情があり出社も難しいことから、この後は人事担当の方とメールでやり取りさせていただきます。
懲戒解雇等をちらつかせ脅してくるケース
仮に懲戒解雇をされた場合は、履歴書にその旨を書かなくてはならなくなり転職の際に不利となります。しかし懲戒解雇は、横領・セクハラなど会社に対して大きな損害を与えたケースでないと認められるものではありません。
会社の社会的評価に及ぼす悪影響が相当重大であると客観的に評価される場合でなければなりません。
引用元：「確かめよう労働条件：労働条件に関する総合情報サイト｜厚生労働省」
もちろん、あなたにその心当たりがあれば別ですが、そうでなければ退職を電話で伝えるぐらいで懲戒解雇の理由にはあたりません。以下のように堂々と主張しましょう。
法律で2週間前に退職の意志を伝えれば、いつでも退職できると定められています。認めていただけないのなら、退職届を内容証明郵便でお送りするのでご確認ください。
それから残っている有給についても使わせていただきます。有給の取得も労働者の権利として法律で認められていますよね。
引き継ぎして欲しい、と言われるパターン
これは、突然退職したいと伝えるときに言われることが多い内容です。前述したように、できるだけ退職する前に引き継ぎしておくようにすること、仮にそれができなかった場合も、最低限の対応は必要です。
申し訳ございませんが、これ以上の出社は、いずれにしろできません。引き継ぎに必要な内容をまとめたテキストをメールでお送りするのでご確認ください。
感情的に話してくるケース
電話で退職しようとすることなどに怒って、感情的に話してくるケースもあります。そんなときでも、あなたは落ち着いて話さなくてはなりません。
誠に恐れ入りますが、何と言われましても退職の意志は変わりません。お電話での連絡となった点は確かに申し訳ありませんが、よく考えた上ですのでご容赦ください。
それでも、相手が引き下がってこないようなら、「法律的には、電話で退職を申し出てはいけないという決まりはないです。」と冷静に伝えるのも1つの手です。
電話で伝えるのも難しいなら退職代行の利用がおすすめ
これまでまとめてきたように、電話で退職を伝える際はいろいろな注意点があります。会社側から引き留められたり、出社を指示されたりする可能性も高いです。
たとえば上司が高圧的などの理由で、電話で伝えるのも難しいようであれば退職代行のサービスを利用するのもおすすめです。
退職代行を使えば、あなたに代わって担当者の方が退職の連絡をはじめとした手続きを代行してくれます。あなたは、サービスに申し込むだけですみます。
退職代行サービスの中でも最もおすすめは「退職代行SARABA」
昨今、退職代行サービスの需要が高まっており、いろんな業者が乱立しています。
しかし退職代行サービスは、資格なく誰でも簡単に始められてしまうことから、信頼のおける業者に依頼しないと「退職できない」などトラブルのもとです。
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まとめ
退職したい旨は直属の上司へ対面で伝えるのが本来のマナーなので、事情があって電話を使う時には、いろいろハードルがあるのは否めません。
けれど電話で退職を申し出てはいけないといった決まりもないです。「きっぱり退職の意志を伝える」「退職届を郵送する」といったポイントを抑えれば、決してハードルを越えるのは難しくありません。
ただ、自分で伝えるのがどうしても難しい場合は、退職代行サービスを利用するのも1つの手です。しっかりした退職代行サービスに依頼すれば、たとえ上司が高圧的でもスムーズに退職の手配をすすめてくれます。